A conciliação de cartão é um processo que não deve ser negligenciado na gestão financeira de um negócio. Afinal, ela garante que as receitas de vendas condizem com as informações repassadas pelos meios de pagamento.

Essa prática permite identificar inconsistências e manter um melhor controle financeiro, aumentando a previsibilidade do fluxo de caixa. Por isso, deve ser realizada com frequência e precisão.

Tem dúvidas sobre a conciliação de cartões? Continue a leitura para entender como funciona esse processo e como realizá-lo de forma otimizada no seu e-commerce!

O que é a conciliação de cartões?

A conciliação de cartões é o processo de comparação dos registros de vendas via cartão de crédito ou débito com os repasses das adquirentes e outros meios de pagamento.

Em outras palavras, o negócio verifica se os extratos fornecidos pelos sistemas de pagamento condizem com as vendas que foram registradas e se os valores repassados estão corretos, de acordo com as taxas e prazos de recebimento estabelecidos.

Assim, a conciliação de cartões permite identificar possíveis inconsistências e falhas operacionais, garantindo um melhor controle financeiro e evitando prejuízos para a operação.

Como funciona a conciliação de cartões?

Para garantir uma validação eficiente e precisa, a conciliação de cartões geralmente envolve outros três processos. Confira!

Conciliação de vendas ou transacional

Essa é a etapa de comparação das vendas registradas no sistema da empresa com as informações disponibilizadas pelas adquirentes. Essa conciliação é essencial, uma vez que podem haver duplicatas e cancelamentos de transações, por exemplo.

Conciliação financeira ou de recebimento

A conciliação financeira, também chamada de conciliação de recebimento, consiste em confrontar os valores previstos no fluxo de caixa com o extrato de pagamento das adquirentes.

Isso permite verificar se os repasses foram realizados corretamente, considerando também os devidos prazos, descontos (chargebacks e estornos, por exemplo) e taxas de processamento e antecipação.

Conciliação bancária

Por fim, também é importante comparar os extratos da conta bancária com os relatórios fornecidos pelas adquirentes.

Dessa forma, a empresa garante que as entradas de dinheiro correspondem com a expectativa de valores a receber pelas vendas, verificando se as transações foram, de fato, liquidadas na sua conta.

Qual a importância da conciliação de cartões?

O cartão de crédito é a principal forma de pagamento para vendas online, muito em função de sua praticidade e flexibilidade, com a possibilidade de parcelamento para o consumidor final.

No entanto, o fluxo de uma transação com cartão de crédito envolve várias etapas e players até que o valor seja repassado à conta do varejista. Nesse cenário, a conciliação de cartões é imprescindível para a gestão financeira do negócio.

Quando realizado de forma precisa e frequente, o processo de conciliação garante uma maior previsibilidade do fluxo de caixa. Isso facilita o planejamento financeiro, ajudando a organizar investimentos futuros e definir estratégias de crescimento.

A conciliação de cartões também permite acompanhar de perto as taxas e prazos dos meios de pagamento, além de detectar erros e discrepâncias que podem ocorrer durante o processamento das transações, como cobranças duplicadas e valores incorretos.

Com um sistema de conciliação automatizado, ainda é possível criar alertas para verificar irregularidades e agir rapidamente, o que reduz o impacto de possíveis problemas. Assim, a empresa mantém um melhor controle financeiro.

Como fazer a conciliação de cartões?

Existem duas formas principais de realizar a conciliação de cartões: manual ou automática. Entenda como cada uma funciona!

Conciliação manual

Na conciliação manual, o empreendedor precisa comparar os registros de vendas do sistema interno com os extratos fornecidos pelas adquirentes e pelo banco. Isso envolve revisar, um a um, os valores das transações, taxas cobradas e datas de pagamento para garantir que tudo esteja correto.

Esse processo manual pode se tornar inviável à medida que o volume de vendas aumenta, sendo mais indicado para negócios menores ou com poucas transações.

Conciliação automática

Para empresas que lidam com um grande número de transações diárias, a conciliação automática é uma grande aliada para evitar erros humanos e reduzir o tempo gasto nas análises.

Na prática, são utilizadas ferramentas que integram o sistema de vendas e os relatórios das adquirentes, verificando automaticamente se os valores das vendas estão corretos e identificando discrepâncias em tempo real.

A automação também permite configurar alertas que avisam quando há discrepâncias, como cobranças incorretas ou transações duplicadas, permitindo que você resolva rapidamente os problemas antes que afetem o fluxo de caixa.

Como otimizar a conciliação de cartões no seu negócio?

A conciliação de cartões pode se tornar complexa à medida que o volume de transações aumenta. Conheça as melhores práticas para facilitar esse processo e torná-lo mais eficaz no seu negócio digital!

1. Escolha uma ferramenta confiável

Busque uma solução segura, compatível com os meios de pagamento utilizados e que ofereça integração direta com seu sistema de vendas. A ferramenta ideal permitirá automatizar a comparação de transações e gerar relatórios de forma simplificada.

2. Configure alertas para divergências

Como mencionamos, muitos sistemas de conciliação automática oferecem a função de alertas que notificam sobre irregularidades nas transações. Ativar esses alertas permite uma resposta rápida a possíveis problemas.

3. Faça a conciliação com frequência

A conciliação de cartões deve ser um processo recorrente. Mesmo com a automação, é importante revisar periodicamente os relatórios gerados pela ferramenta.

Esses relatórios ajudam a visualizar o fluxo de caixa e a entender onde ocorrem discrepâncias, tornando possível uma análise financeira mais aprofundada.

4. Categorize as transações

Para facilitar a análise, organize suas transações em categorias, como adquirente, bandeira do cartão e data de recebimento. Essa prática permite identificar padrões e simplifica o processo de verificação, principalmente quando feito em volume.

5. Revise as taxas cobradas

Ao conciliar cartões, verifique se os valores líquidos estão de acordo com as taxas acordadas previamente com as adquirentes e bandeiras. No caso de antecipações de recebíveis, atente-se também às taxas aplicadas em cada operação.

6. Utilize um meio de pagamento transparente

Escolha uma plataforma de pagamento que ofereça um painel de controle transparente, permitindo visualizar e extrair os dados transacionais e as taxas cobradas de forma simples e clara.

Esse é o caso do Pagar.me, que conta com um dashboard amigável e intuitivo, onde é possível consultar todos os detalhes das suas transações não só por cartão de crédito, mas também por boleto, Pix e demais formas de pagamento.

Nesse dashboard, é possível extrair relatórios personalizados das movimentações financeiras processadas com a adquirente (vendas, recebimentos, cancelamentos, ajustes, chargebacks e taxas), mostrando o valor líquido e bruto de cada movimentação.

Assim, você pode realizar a conciliação dos recebíveis no sistema da sua escolha, facilitando e agilizando o processo.

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