Não é segredo que um controle de estoque preciso é indispensável para evitar cenários de ruptura e também desperdícios e perdas de produtos. É nesse ponto que entra a importância de fazer o inventário de estoque.

Esse processo garante a correta identificação e classificação de todos os itens armazenados — sejam matérias-primas, mercadorias próprias ou produtos para revenda.

Neste conteúdo, você confere o passo a passo de como fazer um inventário de estoque adequado para o seu negócio!

O que é inventário de estoque?

O inventário de estoque é um processo de listagem, contagem e classificação de todos os insumos armazenados pela empresa.

Ele garante a manutenção de informações detalhadas e atualizadas sobre a disponibilidade de recursos do negócio, incluindo especificações como quantidade, marca e prazo de validade.

Assim, é possível corrigir eventuais discrepâncias nos registros, evitando problemas com falta ou excesso de produtos no estoque e contribuindo para uma gestão eficiente.

Pode ser realizado o inventário de matérias-primas, mercadorias de fabricação própria, produtos adquiridos para revenda, material de escritório, estoque de terceiros etc. O processo geralmente é feito por meio de planilhas ou sistemas de gestão.

Para que serve o inventário de estoque?

O inventário é uma ferramenta essencial para o controle de estoque, fornecendo dados precisos e atualizados para uma melhor tomada de decisão e maior eficiência operacional.

De forma geral, o processo tem as seguintes funções e benefícios:

• Atualização das informações: o inventário permite comparar o cenário atual do estoque com os registros da operação, garantindo informações precisas sobre os produtos;
• Identificação de problemas: durante o processo de inventário, é possível identificar erros de registro, extravios, produtos danificados ou vencidos, itens em falta e mercadorias sem giro no estoque;
• Melhor gestão de estoque: com os registros atualizados, a empresa pode tomar decisões mais assertivas sobre reposição de produtos e estratégias promocionais para liberar estoque;
• Redução de perdas: a identificação dos problemas citados e a correta classificação dos produtos armazenados permite encontrar soluções mais rapidamente para dar vazão aos itens em excesso ou próximos da data de validade;
• Maior satisfação do cliente: ao garantir a disponibilidade de insumos e mercadorias, prevenindo rupturas de estoque, o negócio garante que conseguirá atender à demanda dos consumidores com agilidade e eficiência;
• Conformidade fiscal: a realização do inventário ajuda a evitar inconsistências contábeis, que poderiam levar a penalizações do fisco, como multas.

Quando fazer um inventário de estoque?

O inventário de estoque deve ser realizado com frequência, cabendo a cada empresa definir a periodicidade mais adequada para sua realidade (trimestral, semestral, anual etc.).

Além disso, algumas situações específicas também podem indicar a necessidade de realizar um inventário, como:

• alta frequência de extravios de produtos;
• excesso de mercadorias parados em estoque;
• venda de produtos em falta no estoque.
• preparação para picos de vendas, como Black Friday e Natal;
• apuração após períodos de alta sazonalidade;
• mudança do sistema de gestão utilizado.

Como fazer inventário de estoque?

Conheça o passo a passo para fazer um inventário eficiente na sua operação, desde a escolha da metodologia até a implementação de tecnologias para te ajudar nesse processo.

Escolha a metodologia do processo

Existem diferentes tipos de inventário que podem ser utilizados, a depender das particularidades de cada negócio. Os principais são:

• Geral: levantamento de todos os itens que compõem o patrimônio da empresa, incluindo produtos, matérias-primas, imóveis, máquinas, equipamentos, mobílias e ferramentas;
• Parcial: conferência de parte do estoque — por exemplo, mercadorias com alto volume de vendas ou que precisam de um acompanhamento mais frequente, como produtos perecíveis;
• Anual: realização do inventário uma vez por ano, geralmente no fim do período fiscal;
• Rotativo: definição de intervalos regulares de tempo para a verificação do estoque, como períodos semanais, mensais ou trimestrais;
• Periódico: a frequência do inventário não depende de períodos pré-definidos, mas da necessidade de cada negócio, como finais de temporadas de vendas e estações;
• Permanente: conferência contínua do estoque, por meio de sistemas que automatizam o registro das movimentações de produtos em tempo real.

Defina o momento ideal para o inventário

Como é preciso pausar as movimentações dos produtos para realizar o inventário, é recomendado escolher dias e horários com menor fluxo de entradas e saídas, como noites e madrugadas. Assim, o processo não impacta tanto na produtividade da operação.

Classifique e organize os produtos

Determine critérios de classificação para separar as mercadorias no estoque e mantenha o espaço organizado com estantes, prateleiras e caixas específicas para cada categoria. Isso ajudará a facilitar a identificação e contagem dos produtos.

Utilize códigos de identificação

Para identificar os produtos de forma correta e detalhada, considerando suas diferentes características e variações (cor, modelo, tamanho, fabricante, voltagem etc.), utilize SKUs e sistemas de códigos de barras na gestão do seu estoque.

Faça a contagem e recontagem

Realize a contagem dos itens de forma minuciosa, um por um, e aproveite para também avaliar a qualidade dos produtos, verificando se há mercadorias danificadas ou expiradas.

Como todo processo manual é sujeito a erros, é fundamental realizar uma recontagem para garantir a assertividade do resultado e evitar divergências. Também é possível realizar uma verificação dupla às cegas, no qual duas pessoas fazem contagens independentes.

Apoie-se na tecnologia

A tecnologia pode ser uma grande aliada na realização dos seus inventários e na gestão de estoque como um todo. Como mencionamos, um sistema de código de barras é muito útil para agilizar a identificação dos produtos.

Além disso, é recomendado utilizar um sistema de gestão para registrar e integrar os dados, identificando discrepâncias em tempo real e automatizando o cálculo e a análise de indicadores importantes, como a rotatividade do estoque.

Todos os processos que mencionamos são importantes para fazer um inventário preciso, aumentando a eficiência do seu negócio e contribuindo para uma tomada de decisão mais estratégica.

Viu só como o inventário de estoque é fundamental para a sua operação? Agora que você sabe como realizar essa atividade corretamente, aproveite para conferir nossas dicas para otimizar sua gestão de pedidos no e-commerce!