Lidar com uma grande quantidade de dados para fazer a conciliação financeira pode submeter sua empresa a erros operacionais e humanos. Esses, por sua vez, podem ser significativos para comprometer o sucesso da sua empresa.

E vale lembrar que, se você lida com um grande volume de vendas, fazer a conciliação não é opcional, é um dever.

Não é sobre dedicar dias ou semanas para essa tarefa, e sim sobre otimizar o tempo para que o time financeiro tenha mais produtividade e eficiência. Afinal, ele é essencial para garantir a longevidade de uma empresa.

Assim, é possível garantir que os valores registrados referentes a entradas e saídas financeiras estejam em sincronia com os valores movimentados na conta bancária da empresa.

Existem ferramentas e sistemas que automatizam a conciliação, que acontece através de arquivos disponibilizados pelos bancos e adquirentes – eles são processados pelos sistemas conciliadores, e os valores da adquirente e do banco são confrontados.

Quer saber mais sobre o que é a conciliação financeira, qual a sua importância e como realizar esse processo manualmente? Continue a leitura!

O que é a conciliação financeira?

A conciliação financeira nada mais é que o controle sobre o fluxo de entrada e saída dos caixas da empresa, conferindo o saldo em conta com o extrato das movimentações financeiras feitas recentemente.

O fluxo das vendas feitas com cartões, Pix e outros meios de pagamentos digitais envolve diversas etapas até que o pagamento chegue à conta do varejista – desde a autorização da venda, o processamento das informações e o repasse dos valores pagos.

A conciliação se faz essencial no momento de comparar os registros das vendas feitas via e-commerce e máquinas de cartão, já que ajuda a identificar inconsistências nas taxas cobradas pelas adquirentes, falhas operacionais, fraudes etc.

É preciso que você invista nesse processo e veja como a gestão financeira contribuirá para a expansão da empresa. Afinal, colocar a conciliação como medida de controle financeiro é fundamental para evitar déficit de valores e prejuízos.

Uma vez que esse processo for adotado, sua empresa passará a ter fluxos mais transparentes, ajudando a estabelecer metas e traçar estratégias com base em dados consistentes.

Conciliação financeira manual

Etapa 1 – Monitore os fluxos de caixa

Por meio do monitoramento dos fluxos de caixa, você consegue acompanhar e analisar tudo aquilo que entra e sai no que se refere a recursos financeiros da empresa.

Esse acompanhamento deve ser constante e incluir informações a respeito das movimentações financeiras, como:

• impostos;
• tarifas bancárias;
• pagamento de fornecedores;
• recebimentos de clientes;
• pagamento de salários dos funcionários;
• pagamento de empréstimos do banco.

Etapa 2 – Garanta as informações na data correta

Os lançamentos devem ser informados na data correta, além disso, também é preciso constar a conta bancária envolvida na movimentação.

Lançar tais informações corretamente reduz consideravelmente a margem de erro dos dados.

Etapa 3 – Valide os dados

Aqui você deve validar se os seus saldos inicial e final estão de acordo com os números presentes no seu extrato bancário.

Confira se os detalhes de cada lançamento são compatíveis, validando todos os valores e datas dos registros do seu fluxo de caixa.

Etapa 4 – Corrija os erros encontrados até aqui

Essa etapa é dedicada à correção dos erros encontrados durante a comparação de dados.

O primeiro passo é verificar se o erro ocorreu internamente ou na instituição financeira. Caso seja a última opção, é necessário contatar a instituição e solicitar a correção dos valores cobrados indevidamente.

Nunca realize essas correções sem antes analisar profundamente sua causa, evitando que aconteçam novamente. Alguns dos erros mais comuns são:

Cobranças indevidas por parte do seu banco

Existe a possibilidade de surgirem débitos de despesas que não deveriam existir (como taxas mais altas, cobranças erradas de aluguel de tecnologia/máquinas etc.), e isso só é possível descobrir após a análise da conciliação.

Caso isso aconteça, é importante levantar toda a documentação que comprove quais taxas e despesas foram contratadas e entrar em contato com o banco para que seja esclarecido o erro e solicitar estorno da cobrança.

Lançamentos divergentes entre banco e controle interno

Caso haja alguma divergência entre o lançamento interno e do banco, procure os documentos originais para que seja descoberta a origem. Através dos documentos, faça uma análise profunda e veja se a divergência está nos juros, nos descontos ou em algum lançamento indevido.

Débitos de taxas e impostos que não estavam no planejamento

Alguns lançamentos podem não estar no controle do fluxo de caixa da sua empresa. São eles:

• taxas de IOF provenientes de empréstimos;
• impostos dedutíveis de aplicação;
• taxas bancárias;
• transações e aplicações financeiras automáticas.

Cheques não compensados

Algumas divergências podem aparecer porque um cheque foi emitido, mas ainda não foi compensado. Faça o controle de tais operações no fluxo de caixa, pois existe a chance de o cheque ser compensado e o valor surgir posteriormente.

Vantagens de implementar uma ferramenta de conciliação

Por mais que a cultura da planilha no Excel seja parte da rotina do ambiente corporativo, elas não são 100% confiáveis. Você sabia que 88% das planilhas contém algum erro? Dessa forma, torna- se mais vantajoso implementar uma ferramenta de conciliação.

Fazendo uso de alguma plataforma de conciliação, que conta com tecnologias de captura para maquininhas, boletos e outros meios de pagamento, você pode tornar esse processo bem mais ágil.

A Equals, parceira do Pagar.me, é uma plataforma de gestão financeira inteligente que segue todos os padrões de segurança internacional e que possui estrutura para atender grandes empresas que lidam com múltiplos meios de pagamento com absoluta transparência.

Por mais que a conciliação manual seja eficaz até certo ponto, o crescimento do faturamento da empresa e o aumento dos meios de pagamento utilizados tornam esse processo mais difícil.

Ou seja, seguir com a conciliação manual ao longo do tempo impede as empresas de aproveitarem mais e melhor as oportunidades de negócios.

Isso acontece porque uma ferramenta de conciliação é capaz de entregar uma análise aprofundada sobre a situação financeira do negócio, ajudando os mais variados setores de uma empresa, não apenas o financeiro.

Através dela é possível definir melhor os destinos dos recursos financeiros, além de traçar estratégias operacionais mais assertivas. Afinal, ela ajuda a prever cenários e a identificar melhores oportunidades de investimento do capital de giro do negócio.

Quer mais vantagens? Confira este infográfico que ilustra melhor os desafios que a conciliação financeira manual por meio de planilhas de Excel pode trazer.

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Este artigo foi escrito pelo time da Equals, empresa de gestão financeira inteligente em conformidade com padrões de segurança internacional e estrutura para atender empresas que lidam com múltiplos meios de pagamento com absoluta transparência.