Você sabe quem deve emitir Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)? A emissão desse documento é fundamental para manter a regularidade fiscal do negócio, sendo obrigatória para empresas que comercializam produtos e serviços — com algumas poucas exceções.

Ao funcionar como um comprovante de venda, a nota fiscal é essencial para o controle financeiro dos empreendimentos, além de ser um documento que proporciona mais segurança para os consumidores.

Neste artigo, você vai entender quem deve emitir NF-e e como realizar esse processo corretamente!

Quem deve emitir Nota Fiscal Eletrônica?

De forma simplificada, toda empresa que comercializa produtos e/ou serviços deve emitir Nota Fiscal Eletrônica para as suas transações comerciais. A principal legislação que trata sobre a emissão de documentos fiscais é a Lei Nº 8.846/94.

Dessa forma, tanto empresas quanto prestadores de serviços são obrigados a emitir nota fiscal para cumprir com as suas obrigações fiscais. Isso garante mais transparência para a operação e o pagamento das tributações adequadas pelo negócio.

Existem exceções para essa regra?

A principal exceção é no caso dos Microempreendedores Individuais (MEIs), que são obrigados a emitir nota fiscal somente em transações comerciais com pessoas jurídicas.

No entanto, a emissão também se torna obrigatória caso um cliente que seja pessoa física solicite o documento. Afinal, esse é um direito assegurado pelo Código de Defesa do Consumidor, podendo o cliente recorrer ao Programa de Proteção e Defesa do Consumidor (PROCON) caso o empreendedor se recuse a fazer a emissão.

Além disso, o MEI deve emitir a NF-e quando o produto comercializado for enviado para o cliente pelos Correios ou transportadoras, por meio de venda online ou telefone, por exemplo.

Também existem outras situações mais específicas nas quais a emissão da nota fiscal não é obrigatória, sendo importante verificar a legislação e as particularidades de cada negócio. Vale consultar um profissional de contabilidade sobre o assunto!

Quando emitir a NF-e?

De acordo com a legislação, a emissão da nota fiscal deve ser realizada no momento da efetivação da operação comercial, seja ela a venda de mercadorias ou a prestação de serviços.

Quais são os tipos de Nota Fiscal Eletrônica?

Existem diferentes tipos de Nota Fiscal Eletrônica, voltados para modalidades de transações comerciais variadas. Conheça as principais:

• NF-e (Nota Fiscal Eletrônica de Produto): destinada à venda de produtos físicos sobre os quais incide o ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) e o IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados);
• NFS-e (Nota Fiscal Eletrônica de Serviços): voltada para registrar a prestação de serviços com incidência do ISS (Imposto sobre Serviço);
• NFC-e (Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica): recibo simplificado para vendas ao consumidor final, podendo funcionar como um substituto ao cupom fiscal,
• NFA-e (Nota Fiscal Avulsa Eletrônica): utilizada por empresas com baixa frequência de vendas e que não precisam emitir nota fiscal com recorrência.

Quais são os riscos de não emitir nota fiscal?

Como já mencionamos, a emissão da NF-e garante o funcionamento da sua operação em conformidade com a legislação, proporcionando mais transparência para as suas transações comerciais e evitando o descumprimento de obrigações fiscais.

Sendo assim, caso você seja obrigado a emitir Nota Fiscal Eletrônica no seu negócio e não o fizer, a empresa pode ser enquadrada pelo crime de sonegação fiscal e sofrer uma série de penalidades, que variam de acordo com a gravidade da situação.

Dentre as possíveis sanções, estão o pagamento de multas, interdição do estabelecimento, suspensão do CNPJ, processos criminais e, até mesmo, a prisão do responsável pelo negócio.

Também vale mencionar a perda de credibilidade e confiança dos consumidores, prejudicando a reputação da marca no mercado.

Como emitir NF-e?

Para emitir a Nota Fiscal Eletrônica corretamente, é preciso contar com um CNPJ regularizado, um certificado digital válido, um cadastro na Secretaria da Fazenda (Sefaz) do seu estado e um software de emissão da NF-e.

Há vários sistemas que automatizam e agilizam o processo de emissão, além de oferecer integração com outras plataformas da sua operação.

Também é fundamental consultar as legislações fiscais do seu estado, uma vez que elas podem variar. Mais uma vez, um contador de confiança pode te ajudar com todas essas questões.

Um ponto importante é que a legislação exige o armazenamento dos documentos por, no mínimo, cinco anos.

Além disso, no caso de vendas online, os produtos devem sempre ser acompanhados do Danfe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), que é uma representação simplificada da NF-e.

Ficou claro quem deve emitir Nota Fiscal Eletrônica e como realizar esse processo adequadamente? Agora que você já tirou suas dúvidas sobre o assunto, entenda mais sobre o que é CNAE e qual é o código ideal para e-commerces!