“Em 2015, nós recuperamos de 2% a 3% da receita dos nossos clientes”.

A fala acima é de Fabrício Costa, CEO da Equals, e refere-se ao trabalho de conciliação financeira desenvolvido pela empresa, uma das mais conceituadas do mercado no ramo. Aliás, é na hora da conciliação de cartões que os e-commerces encontram alguns de seus piores inimigos, tais como chargebacks não identificados previamente, vendas duplas e taxas cobradas de forma indevida pelas adquirentes.

Os ciclos da conciliação financeira

A conciliação financeira, especialmente se feita de forma manual, também pode ser um grande problema para o varejista. E quando, exatamente, a conciliação passa a ser um transtorno para o comércio eletrônico? Difícil definir, já que ela é constituída por dois ciclos principais e vários macro e microprocessos. Segundo Costa, o primeiro ciclo é transacional, e envolve duas etapas – a conferência do caixa de vendas e a auditoria, ferramenta de controle utilizada para garantir que a adquirente está cobrando o que foi acordado em contrato.

O segundo ciclo é financeiro, desdobrado em mais três fases: a primeira é a gestão do fluxo de caixa; que se estende por meses, devido às compras parceladas. A segunda é a gestão de chargebacks, ação que se desenvolve até o momento de desagendamento da compra. E, por fim, há a contabilização de recebimentos – na prática, nada mais é do que a conferência dos recebíveis que o gateway informa que precisam ser repassados ao e-commerce, dos recebíveis que a adquirente realmente repassou e das parcelas que o banco diz ter depositado.

Resolver todos essas pendências de forma manual exige muito tempo e esforço da equipe financeira de uma loja virtual – por isso, é normal recorrer à ajuda de conciliadora, que ajudam a identificar possíveis divergências entre os valores disponíveis em caixa e os valores que estão nos relatórios de repasse das adquirentes e bancos.

Conciliação automática Pagar.me

Para facilitar as operações financeiras do e-commerce, o PSP Pagar.me oferece serviço de conciliação automática, onde a tripla conferência com gateway, adquirente e banco não se mostra necessária – os valores do gateway e da adquirente já vêm conciliados, dispensando ao time financeiro o trabalho de fazer o comparativo entre esses dois arquivos.

Em tempo real, é possível ainda identificar discrepâncias, com margem mínima de erro. “A cada 1000 transações processadas, por mês, menos de 10 são inconsistentes”, diz Vinicius Azevedo, integrante do time financeiro da MaxMilhas, empresa especializada em intermediar compra e venda de passagens aéreas.

Cliente do Pagar.me há quase dois anos, a MaxMilhas viu suas transações decolarem durante esse período, e reconhece que a conciliação automática é parte inquestionável desse crescimento. “A movimentação é muito grande, seria inviável fazer isso manualmente”, completa Azevedo.

A MaxMilhas utiliza conciliação automática via API, uma inovação tecnológica no mercado de meios de pagamento: nela, as transações consolidadas podem ser exportadas direto da dashboard, resultando em menos tempo desperdiçado, menos mão-de-obra e mais produtividade para a loja virtual.

Entenda como funciona a conciliação financeira automática no PSP Pagar.me

 Nos gateways de pagamento, é necessário exportar o relatório do próprio gateway e o relatório da adquirente. Nesse primeiro momento, as informações fornecidas pelo gateway são comparadas com os registros da adquirente sobre as transações do e-commerce. Depois de conciliados esses dados,  o e-commerce ainda precisa verificar se os valores pagos pela adquirente estão condizentes com os recebíveis que o banco diz ter depositado.

 Na conciliação Pagar.me, os dados do gateway e da adquirente já são conciliados automaticamente. A integração via API permite também que essas informações sejam conciliadas de forma automática com o relatório emitido pelo banco. As informações são consolidadas e podem ser exportadas direto da dashboard do cliente.

Qual a hora certa de contratar uma conciliadora?

O CEO da Equals diz que é necessário fazer dois questionamentos:

1. Quão complexa é a gestão do meu fluxo de caixa? Eu antecipo muitas parcelas? Tenho que gerenciar muitos recebíveis?

2. Tenho visibilidade e controle sobre meus chargebacks?

Se você respondeu “sim” para a primeira pergunta e “não” para a segunda, essa é a hora certa de contratar uma conciliadora. Os benefícios da conciliação são múltiplos: “O e-commerce ganha até 70% em produtividade”, diz Fabrício Costa. “Além disso, ganha o controle de verdade dos recebíveis e vai ter qualidade de informação na hora da tomada de decisões”.